大阪の中小企業の課題を解決する┃JPS総合法律事務所（大阪・北浜）

1. 未払い残業代請求の基本知識

未払い残業代請求は、企業にとって大きなリスクとなり得る問題です。適切な対応を怠ると、企業の評判や財務状況に深刻な影響を与える可能性があります。従業員との信頼関係を損なうだけでなく、訴訟に発展し多大な時間と費用を費やす事態も想定されます。そのため、未払い残業代請求に関する基本知識を理解し、適切な対応策を講じることが重要です。

1.1 未払い残業代とは

未払い残業代とは、労働基準法で定められた法定労働時間を超えて労働した場合に、企業が従業員に支払うべき賃金でありながら、支払われていない残業代の事を指します。労働基準法第37条では、法定労働時間を超える労働には、割増賃金を支払わなければならないと規定されています。割増賃金の割合は、法定労働時間を超えた時間数に応じて、通常25%以上、深夜（午後10時から午前5時まで）は50%以上、休日労働は35%以上の割増賃金を支払う必要があります。この割増賃金が支払われていない場合、それが未払い残業代となります。

1.2 従業員が残業代を請求する理由とその背景

従業員が残業代を請求する背景には、様々な理由が考えられます。主な理由としては、長時間労働による疲労や生活への影響、適切な賃金を受け取っていないことへの不満、企業の労務管理に対する不信感などが挙げられます。また、近年では労働者意識の高まりや、労働問題に関する情報へのアクセスが容易になったことも、請求が増加している要因の一つと言えるでしょう。退職を機に請求するケースや、労働基準監督署からの指導がきっかけとなるケースも多く見られます。 さらに、インターネットやSNSを通じて情報収集を行い、自身で権利を主張する従業員も増えています。企業は、これらの背景を理解し、従業員の立場に立った対応を心がける必要があります。

1.3 法律で規定されている残業代の計算方法

残業代の計算方法は、労働基準法によって定められています。基本的には、労働時間数に応じて、所定内賃金に一定の割増率を乗じて算出します。具体的な計算式は次のとおりです。

ただし、所定内賃金には、基本給のほか、諸手当の一部が含まれる場合もあります。 諸手当の扱いは複雑であるため、厚生労働省のウェブサイトなどを参考に、正しく計算することが重要です。また、固定残業代が設定されている場合、その金額が実際の残業時間に対する割増賃金に不足している場合には、不足分を支払う必要があります。

2. 企業が取るべき初期対応

従業員から未払い残業代を請求された場合、企業は適切かつ迅速な初期対応を行うことが重要です。感情的な対応や安易な妥協は避け、法的な視点に基づいた冷静な対応を心がけましょう。初期対応を誤ると、後々大きな損失を招く可能性があります。

2.1 請求書の内容確認と対応手順

まず、請求書の内容を詳細に確認します。請求額の根拠となる残業時間、計算方法、請求期間などを精査し、不明点があれば従業員に確認を求めます。内容に誤りや不備がないか、客観的な証拠に基づいて慎重に確認しましょう。以下の手順で対応を進めることが推奨されます。

請求内容を理解し、事実関係を把握することが、その後の対応をスムーズに進める上で重要です。

2.2 弁護士への相談の重要性

未払い残業代請求は、労働基準法などの法律に基づいた複雑な問題です。専門知識のないまま対応を進めると、不利な状況に陥る可能性があります。弁護士に相談することで、法的な観点から適切なアドバイスを受け、最適な対応策を検討できます。 弁護士は、請求内容の妥当性や反論の余地、和解交渉の進め方など、企業にとって有益な情報を提供してくれます。また、労働基準監督署の調査対応や訴訟への備えなど、専門的なサポートを受けることも可能です。

弁護士費用は、相談内容や案件の規模によって異なりますが、日本弁護士連合会のウェブサイトなどで目安を確認できます。初期段階で弁護士に相談することで、後々のトラブルを未然に防ぎ、結果的に費用を抑えられる可能性もあります。

2.3 社内での情報共有と証拠収集のポイント

従業員からの請求に対しては、社内での情報共有と証拠収集が不可欠です。関係部署と連携し、請求内容に関する情報を共有することで、迅速かつ適切な対応が可能になります。特に、人事部、法務部、そして請求対象となった従業員が所属する部署との連携は重要です。情報共有の際には、個人情報保護に配慮し、必要最低限の情報のみを共有するように注意しましょう。

証拠収集においては、タイムカード、ICカードの入退室記録、PCのログインログ、勤怠管理システムのデータ、業務日報、メールの送受信履歴など、客観的な証拠となる資料を収集します。これらの証拠は、後の交渉や裁判において重要な役割を果たします。証拠は改ざんすることなく、元の状態を保持することが重要です。また、証拠の収集は、弁護士の指導の下で行うことが望ましいです。

以下の表は、収集すべき証拠の例と、それぞれの証拠から何がわかるかを示しています。

これらの証拠を元に、従業員の実際の労働時間と請求内容との整合性を確認し、適切な対応を検討します。証拠が不足している場合は、従業員への聞き取り調査なども行い、事実関係を明確にする必要があります。 厚生労働省のウェブサイトなども参考に、労働時間管理に関する法令を遵守しているか確認することも重要です。

3. 企業側の反論方法と戦略

従業員から未払い残業代を請求された場合、企業側は冷静に状況を把握し、適切な対応を取ることが重要です。請求内容が正当なものか、反論の余地があるのかを慎重に検討する必要があります。そのためには、以下のステップを踏むことが効果的です。

3.1 労働時間と勤務実態の再確認

まず、請求された残業時間と実際の勤務実態に相違がないかを確認します。従業員の主張する残業時間と、会社の記録に食い違いがある場合は、その原因を究明する必要があります。客観的な証拠に基づいて事実関係を明確にすることが、後の対応をスムーズに進める上で重要です。

3.2 正確な勤務時間の把握と記録

従業員の労働時間を正確に把握し、記録することは、残業代請求への対応だけでなく、適切な労務管理を行う上でも不可欠です。タイムカード、ICカード、PCログなどの記録を活用し、出退勤時刻や休憩時間などを正確に記録するシステムを構築しましょう。記録方法は、労働基準法施行規則第51条の4に規定されている方法に則る必要があります。また、記録の改ざんは法律で禁じられています。

3.3 タイムカードや業務日報の活用

タイムカードや業務日報は、従業員の労働時間を客観的に証明する重要な証拠となります。これらの記録が適切に管理されていれば、残業代の請求に対して有効な反論材料となるでしょう。ただし、記録が不正確であったり、改ざんの疑いがある場合は、かえって不利な証拠となる可能性があります。日頃から正確な記録を心がけ、適切に管理することが重要です。

これらの記録を組み合わせることで、より正確な労働時間の把握が可能になります。例えば、PCログと業務日報を照合することで、PCを使用していない時間帯の業務内容を確認できます。

3.4 法律的なアプローチと過去の判例の活用

残業代請求への対応には、法律の専門知識が不可欠です。弁護士などの専門家に相談し、法律に基づいた適切な対応を行うことが重要です。過去の判例を参考に、自社の状況に合った反論方法を検討することも有効です。

3.4.1 判例の収集方法

判例は、裁判所のウェブサイトや法律データベースなどで検索することができます。キーワード検索やカテゴリー検索などを活用し、関連する判例を探しましょう。法律専門家でない場合は、判例の解釈が難しい場合もあるため、弁護士に相談することをおすすめします。例えば、裁判所ウェブサイトなどで検索できます。

3.4.2 判例が示す企業側の勝訴事例

企業側が勝訴した判例には、様々なケースがあります。例えば、従業員が指示されていない残業を行っていた場合や、休憩時間中に業務を行っていたと主張するものの証拠が不十分な場合などです。これらの判例を参考に、自社の状況に類似するケースがないかを確認し、反論の材料として活用することができます。ただし、判例はあくまで過去の事例であり、必ずしも自社のケースに当てはまるとは限らないため、注意が必要です。具体的な事例については、弁護士に相談することをおすすめします。例えば、独立行政法人労働政策研究・研修機構の判例データベースなども参考になります。

4. 弁護士が解説する具体的な反論事例

残業代請求における企業側の反論は、具体的な事実と証拠に基づいて行う必要があります。ここでは、弁護士が解説する具体的な反論事例を、実際の判例を交えながら示します。

4.1 実際の判例とその適用方法

固定残業代が適切に設定されている場合、残業代請求を退けることができます。例えば、みなし残業代が固定残業代の算定根拠となる労働時間数を超える場合でも、固定残業代が基本給に含まれるなど実質的に基本給の一部と認められる場合には、固定残業代は有効と判断されることがあります（東京地裁平成28年9月28日判決）。この判例を適用するには、固定残業代の算定方法や賃金規程の内容などを明確に示す必要があります。

また、従業員が指示なく自主的に残業していた場合も、残業代の支払いを免れる可能性があります。例えば、上司の指示なく、業務の必要性もなく自主的に残業していた場合、使用者の指揮命令下にあるとは認められず、残業代請求は認められないことがあります（大阪地裁平成25年7月25日判決）。この場合、従業員に自主的な残業をしないよう指導していたことや、業務の遂行に必要な時間を指示していたことなどを証明する必要があります。

4.2 労働基準監督署対応のポイント

労働基準監督署から調査が入った場合、冷静かつ誠実に対応することが重要です。求められた資料は速やかに提出し、調査官の質問には正確に答えましょう。虚偽の報告や資料の隠蔽は、企業の信頼性を損なうだけでなく、罰則の対象となる可能性もあります。

4.3 和解や示談交渉の進め方

残業代請求においては、訴訟に至る前に和解や示談で解決することが望ましいです。和解交渉では、双方の主張を丁寧に聞き、歩み寄る姿勢が重要です。弁護士に代理人として交渉を依頼することで、感情的な対立を避け、冷静な話し合いを進めることができます。また、和解内容を書面に残すことで、将来のトラブルを防止できます。

和解金額は、未払い残業代の金額だけでなく、付加金や弁護士費用なども考慮して決定されます。裁判になった場合のリスクや費用を考慮し、現実的な金額で和解を目指すことが重要です（厚生労働省 労働時間）。

これらの事例や対応策はあくまでも一般的なものです。具体的な状況に応じて、適切な対応を行う必要があります。弁護士に相談することで、より的確なアドバイスを受けることができます。

5. 未然に防ぐための企業の取り組み

未払い残業代請求を未然に防ぐためには、企業側の積極的な取り組みが不可欠です。適切な労務管理体制を構築し、従業員との良好な関係を築くことで、リスクを最小限に抑えることができます。

5.1 労務管理システムの導入と活用

勤怠管理システムの導入は、正確な労働時間の把握と記録に役立ちます。クラウド型システムであれば、場所を選ばずにアクセスでき、リアルタイムなデータ管理が可能です。

システム導入にあたっては、従業員のプライバシー保護に配慮し、適切な運用ルールを策定することが重要です。

例えば、ICカードや指紋認証を用いたシステムは、不正打刻の防止に効果的です。また、GPS機能付きのシステムは、従業員の勤務場所を把握し、労働時間の管理をより正確に行うことができます。システム導入による効果測定も定期的に行い、改善点を洗い出すことで、より効果的な運用を目指しましょう。

参考：厚生労働省：労働時間関係

5.2 社内教育と従業員エンゲージメントの強化

従業員への教育は、残業に関する正しい知識の普及と意識改革に繋がります。定期的な研修やeラーニングなどを活用し、労働基準法や社内規定に関する理解を深める機会を提供しましょう。

また、従業員エンゲージメントの向上も重要です。従業員が会社の方針や目標に共感し、積極的に業務に取り組むことで、生産性向上や残業時間の削減に繋がることが期待できます。従業員満足度調査などを実施し、従業員の意見を積極的に取り入れることで、より働きやすい環境づくりを目指しましょう。例えば、ノー残業デーの設定や、残業時間の削減目標を設定するなどの取り組みも有効です。

5.2.1 具体的な社内教育の内容例

• 労働基準法に関する基礎知識
• 残業代の計算方法
• サービス残業の禁止
• ハラスメント防止

参考：独立行政法人労働政策研究・研修機構（JIL）

5.3 定期的な労務監査と改善策の実施

定期的な労務監査は、企業の労務管理体制の現状を把握し、問題点を早期に発見するために重要です。社内規定の見直しや、従業員へのヒアリングなどを実施し、法令違反やリスクの高い業務実態を把握しましょう。

監査結果に基づいて、具体的な改善策を策定し、実行することで、未払い残業代の発生リスクを抑制できます。例えば、長時間労働をしている従業員に対して、業務分担の見直しや、業務効率化のためのツールの導入などを検討する必要があります。また、改善策の実施状況を定期的にモニタリングし、必要に応じて修正を加えることで、より効果的な労務管理体制を構築することが可能です。外部の専門家による監査も有効な手段です。

参考：日本経営協会

6. まとめ

未払い残業代請求は、企業にとって大きな負担となる可能性があります。本記事では、従業員から未払い残業代を請求された際に企業が取るべき対応策と反論方法について、弁護士の視点から解説しました。まず、請求内容を精査し、事実関係を正確に把握することが重要です。タイムカードや業務日報などの客観的な証拠を基に、実際の労働時間と請求額との整合性を確認しましょう。必要に応じて、弁護士に相談し、法的なアドバイスを受けることも有効です。

企業側の反論は、労働時間の実態に基づいた客観的な証拠と法的な根拠に基づいて行う必要があります。過去の判例を参考に、自社の状況に合った反論戦略を立てることが重要です。また、労働基準監督署の調査が入った場合の対応についても理解しておく必要があります。最終的には、和解や示談交渉によって解決を目指すケースが多いですが、その際も弁護士のサポートを受けることで、企業にとって不利な条件での合意を避けることができます。

未払い残業代請求を未然に防ぐためには、日頃から適切な労務管理を行うことが不可欠です。労務管理システムの導入や従業員への教育、定期的な労務監査などを通じて、コンプライアンスを徹底し、健全な労使関係を構築しましょう。これらの対策を講じることで、企業は法的リスクを最小限に抑え、安定した経営基盤を築くことができます。